Персональные данные и программа лояльности: о чем нужно позаботиться заранее, чтобы не получить штраф

Программа лояльности — это всегда про информацию. Ведь одна из её базовых задач — сбор данных о клиентах компании. И если они по отдельности не представляют из себя какой-либо тайны, то в совокупности позволяют идентифицировать по ним частное лицо, т. е. интерпретируются как персональные данные.

Российское законодательство чётко регламентирует работу с такими данными. При этом несоблюдение законов в этой сфере чревато серьёзными штрафами и репутационными потерями для бизнеса. Чтобы минимизировать риски, связанные с обработкой персональных данных в рамках программы лояльности, важно ознакомиться с основными законами и нормативными актами РФ, регулирующими эту сферу:

— Федеральный закон «О персональных данных» от 27 июля 2006 года No 152-ФЗ.
— Постановление Правительства РФ от 01.11.2012 No 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных».

ФИО (фамилия, имя, отчество), дата рождения, пол;
контакты;
номера банковских карт (если необходимы для бонусов или покупок в приложении или на сайте), финансовые транзакции и история покупок;
возраст, пол, семейное положение;
история покупок и посещений, предпочитаемые товары и услуги, профилирование на основе покупательской активности;
логин и пароль, уникальные идентификаторы (например, номера карт лояльности);
IP-адрес, cookie-файлы, устройства и браузеры, используемые для доступа к сервису.

Цель сбора и обработки ПД. Обозначьте цели, для которых будут собираться и обрабатываться данные клиентов. Например, для предоставления дополнительных скидок и бонусов, а также анализа покупательского поведения с целью улучшения качества обслуживания.
Перечень собираемых данных. Укажите, какие именно данные собирает компания.
Обозначьте сроки хранения данных.
Опишите, какие операции будут производиться с персональными данными, например, их обработка, хранение и передача третьим лицам в объеме, необходимом для достижения заявленных целей.

Название и адрес вашей организации;
ИНН и ОГРН вашей организации;
Контактная информация ответственного лица по работе с ПД;
Цели получения и обработки ПД;
Категории обрабатываемых персональных данных;
Категории субъектов персональных данных;
Описание мер, принимаемых для защиты ПД.

Заполните форму уведомления. Ее можно найти на официальном сайте Роскомнадзора. Она включает все необходимые поля для заполнения информации о вашей компании и обработке ПД.
Отправьте уведомление (онлайн, по почте, лично). Это можно сделать через портал Госуслуг или непосредственно через сайт Роскомнадзора. Для этого вам потребуется электронная подпись. Также можно отправить пакет документов по почте с уведомлением о вручении на адрес Роскомнадзора. Можно принести и подать документы в офисе Роскомнадзора лично.
После подачи уведомления Роскомнадзор регистрирует ваше уведомление и выдает подтверждение о регистрации. Это подтверждение храните в вашей компании все время действия программы лояльности.

Еще один предварительный этап — подготовка пакета документов. Создайте политику конфиденциальности: опишите, какие данные собираются, как они будут использоваться, как защищаются и как клиенты могут управлять своими данными. Разместите политику на видном месте — она должна быть доступна на сайте, в мобильных приложениях, на кассе или ресепшене юридического лица.

Создайте форму согласия, в которой будут указаны цели обработки данных, виды собираемых данных, сроки хранения и права клиента. Форма должна быть ясной, понятной. Разделите согласие на обязательные и необязательные части: обязательные для участия в ПЛ и необязательные для маркетинговых рассылок.
Получите согласие в онлайн или офлайн-формате:

Онлайн. В процессе регистрации на сайте или в приложении используйте чекбоксы, которые клиент должен отметить для подтверждения согласия. Рядом с чекбоксами разместите ссылку на политику конфиденциальности, и текст, поясняющий, на что именно клиент дает согласие.
Офлайн. Если регистрация происходит в магазине, предоставьте клиенту бумажную анкету с текстом согласия. В анкете должно быть место для подписи клиента, подтверждающей его согласие и информированность.

Предусмотрите возможность для пользователя отозвать свое согласие в любое время. В политике конфиденциальности четко опишите процедуру отзыва согласия, путем отправки письма на указанный адрес или заполнения формы на сайте.
Ведите реестр согласий и отзывов. Учитывайте все полученные согласия и запросы на отзыв. Это поможет в случае проверки со стороны регулирующих органов.
Обучайте сотрудников работать с ПД на всех этапах: от сбора до хранения. Назначьте ответственного по защите ПД (DPO), чтобы он контролировал соблюдение всех процедур.

Суммы штрафов за эти нарушения для юрлиц составляют от десятков тысяч до миллионов. Также в качестве наказания может быть применено принудительное приостановление деятельности. В некоторых случаях по решению суда возможно приостановление деятельности юридического лица на срок до 90 суток.

Следите за нашим блогом!

Персональные данные и программа лояльности: о чем нужно позаботиться заранее, чтобы не получить штраф

Персональные данные: определение и категории

Какие данные необходимо включить в соглашение на сбор и хранение персональных данных покупателя

Зачем и как уведомлять надзорные органы о сборе и хранении ПД участников программы лояльности

С чего начать сбор персональных данных

За что могут наказать при нарушениях в работе с персональными данными клиентов

Запустите программу лояльности мечты вместе с kilbil