Чтобы эффективно работать, нужно знать не только умные теории и правила, но и ошибки, которые могут быть допущены в процессе ведения учета.
Я работаю с розничным учетом более 11 лет. Я и мои специалисты постоянно сталкиваемся с одними и теми же ошибками. Большинство из них довольно очевидны.. Но тем не менее, они постоянно повторяются.
А значит, надо поговорить о типовых ошибках в розничной торговле. И что с этим можно сделать
Николай Светличный
CEO

  • В этой статье рассмотрим самые распространенные ошибки в учете.
  • Выясним их причины и последствия
  • Определим, что делать для их устранения
  • А также о мерах, которые позволяют избежать их появления.

Номенклатура

1.png

Первый раздел ошибок – ошибки ведения справочника номенклатуры. Часто бывает, что оператор в разделе номенклатуры заводит детализацию по поставщикам (к примеру, группы номенклатуры он называет по имени поставщика). В такой ситуации одинаковые группы могут появляться в разных разделах справочника, как отмечено на иллюстрации.

Почему так получается? Допустим, руководитель дал задание получить отчет о продажах с детализацией по поставщикам. Желая выполнить поручение любой ценой, недостаточно обученный оператор формирует справочник, исходя из одного этого пожелания. Оператор может сказать в свое оправдание, что подобная организация данных и способ ведения карточек полностью устраивает оператора по закупке. Ему не нужно искать товар и даже пользоваться сканером штрихкода.

Но такой подход не является правильным, и на общем учете это сказывается не самым лучшим образом.

2.png

Последствия

3.jpg

Такая некорректная работа приводит к тому, что одна и та же группа оказывается представленной в разных разделах.

Это не только не информативно, но и не позволяет сформировать правильные аналитические отчеты. Еще одно неприятное последствие - искажение аналитики старых периодов при смене поставщика: если меняется поставщик отдельной позиции, оператор может решить перенести ее из одной группы в другую. Это ведет к тому, что сбивается вся аналитика прошлых периодов. Кроме того, возможны дубли номенклатуры (в случае, если два поставщика везут один и тот же товар, оператор может занести две одинаковые позиции в разных разделах).

Рекомендации

4.pngДля формирования отчетов по поставщикам существует специальный механизм (например, такой механизм заложенный в программный продукт "ДАЛИОН").

Он позволяет представлять аналитику не по каким-то условным поставщикам, привязанным к позициям номенклатуры, а по фактическим поставкам товара. Справочник номенклатуры нужно вести естественным образом (по категориям, о которых шла речь в других статьях). Если в справочнике не появились случайные дубли, то такие отчеты несложно сформировать, проведя реструктуризацию справочника ("горячие меры").

 Дубли позиций справочника

Почему создаются дубли позиций?

При заведении прихода не выполняется поиск товара по штрихкоду. Это может происходить по нескольким причинам:

    5.png
  • оператор не работает со штрихкодами
  • товар является весовым
  • товар не снабжен штрихкодом производителя
  • старый товар поступил с новым штрихкодом

Как следствие - оператор начинает искать товар визуально, то есть «вручную». А если в системе нет единого стандарта занесения товара, то это будет очень сложной задачей (к примеру, если наименования заносятся с разным порядком слов, некоторые из них с кавычками, а некоторые – без, плюс некорректная иерархия). В итоге оператор заводит позицию еще раз: создается дубль, а иногда и не один.

Последствия

Последствия довольно плачевны:

  • блокировка проведения документов
  • отсутствие оперативного учета
  • отрицательные остатки!

Устранение ошибок

Борьба с дублями в справочнике – работа кропотливая, но необходимая.6.png
Она состоит из следующих этапов:
  1. Составление акта пересортицы.
  2. Перенос штрихкодов.
  3. Архивация ненужных позиций.

На иллюстрации, приведенной ниже, мы видим типовую настройку справочника номенклатуры, выполненную в программном продукте "ДАЛИОН". С ее помощью можно сделать так, что рядовой оператор не будет видеть те товары, которые отмечены галочкой "Архивные". Таким образом, мы выводим неправильную карточку из документооборота.

Как избежать возникновения дублей позиций справочника?

Общие рекомендации:

  1. Вручную товар должен быть занесен в базу только один раз, во время оформления прихода. Во всех остальных случаях товар должен определяться ТОЛЬКО считыванием штрихкода!
  2. Все операторы должны уметь осуществлять поиск нужного товара по вхождению подстроки в наименование.
  3. Все рядовые операторы, которые занимаются ведением документооборота, должны быть лишены права редактирования справочника номенклатуры.

Создавать и редактировать карточки номенклатуры должны только специально обученные люди, которые отлично ориентируются в ассортименте!

7.png

В частности, функционал программного продукта "ДАЛИОН" помогает справиться с данной проблемой. Программа позволяет задать жесткие требования по заведению новых позиций - шаблоны наименований.

Например, в группе "Алкоголь" шаблон наименований можно настроить по образцу: "вид продукции, наименование, объем, тара". В этом случае все названия товара будут типовыми, что позволит избежать многих проблем (например, наличие или отсутствие кавычек и прочее).

Когда поставщик привозит товар, партию сопровождают первичные документы, где указана вся информация о продукции (наименования, коды, артикулы). Если учет вашей организации построен таким образом, что эта информация фиксируется в системе, то оператор должен выбирать его из базы в точности так, как он называется по номенклатуре поставщика.

Коллекции

8.png

Этот пункт касается непродуктовой розницы (одежды и обуви). На рисунке представлен классический вид справочника номенклатуры в магазине одежды и/или обуви. Это вполне нормальная ситуация, поскольку товары этих типов принципиально отличаются от коллекции к коллекции. Поэтому в пределах каждой коллекции их стоит заносить как отдельные позиции номенклатуры (весь категорийный учет проводится внутри этих коллекций). То есть все категории товаров внутри каждой коллекции будут дублироваться (и это вполне нормально!). 

Но иногда могут возникать вопросы более общего характера. Скажем, сколько было продано сапог за последние три года? И тут возникают сложности, поскольку за последние три года успело смениться три коллекции. Сапоги были разные, и просуммировать их затруднительно. Поэтому у оператора может возникнуть искушение "перетащить" позицию "сапоги" из группы, соответствующей одной коллекции – в другую (из старой – в новую). Тогда при формировании отчета о продажи товаров за конкретный период может возникнуть такая курьезная картина.

 Получается, что в 2011-м году была продана коллекция 2012-го года:

 9.png

10.png

Как с этим бороться?

В ситуации с коллекционным товаром можно эффективно использовать инструмент из категорийного менеджмента. Он позволяет привязать позицию номенклатуры к определенной ассортиментной группе.

В данной ситуации товары из группы 1 и группы 2 принадлежат к одной ассортиментной группе "ботинки".

Тогда, после специальной настройки стандартной аналитики (без дополнительных доработок программы), можно будет сформировать необходимый отчет по всей ассортиментной группе "ботинки" за любой период:


11.png


Отрицательные остатки

Причины

Отрицательные остатки возникают в случае, если оператор не может провести документ из-за ошибок ведения учета. Необученный или безответственный сотрудник может запросить у начальства включение отрицательных остатков, и начинает выписывать расходные документы, тем самым увеличивая "минус".

Последствия

Наличие отрицательных остатков приводит к тому, что вы теряете актуальную сумму склада (сумма будет завышена), а заодно и корректную величину наценки в отчете о продажах (товар, который продается "в минус", как правило, продается по нулевой себестоимости). Другим последствием станут некорректные результаты инвентаризации, которые вы не сможете предъявить материально ответственным лицам: недостача будет завышена, потому что товар, который должен был списаться, не списался. Как следствие, оперативный и управленческий учет в программе не работают. То есть в этом случае учетная программа превращается в излишне "навороченную" печатную машинку с единственной полезной функцией – распечаткой ценников.

Вследствие того, что позиция продолжает числиться на складе, она не попадает в заказы (если вы пользуетесь автоматизированной системой заказа товаров). Это приводит к возникновению пробелов в ассортименте: человек, приходя в магазин за конкретным товаром, просто не находит его на полке, хотя по вашей базе он числится в наличии. А значит, потеря товара в ассортименте приводит к потере лояльности покупателей.

Отрицательные остатки негативно влияют на трудовую дисциплину персонала: посчитав, что учет "в минус" - это норма, в будущем они могут злоупотреблять бесконтрольным проведением документов.

Рекомендации

Отрицательные остатки необходимо запретить! Они ведут к сбоям в учетной системе, а значит, должны быть выключены!

На случай, когда в них возникает некая объективная необходимость: такое бывает, например, с весовым товаром (весовой товар всегда ведет к превышению по остаткам), специалистами компании "Агентство сопровождения" разработан специальный механизм, позволяющий выполнять списание себестоимости товаров, проданных в минус, по последней закупочной цене на момент продажи.

Это позволяет сохранять приближенный к реальности суммовой остаток на складе в целом, получать корректные отчеты по валовой прибыли и наценке.

Последовательность документов

Это специальный механизм, который позволяет поддерживать правильность движения документов. Последовательность документов представляет собой точную хронологию проведенных операций. Если такая хронология нарушается, это может за собой повлечь появление некорректных данных в программе (неточности в остатках на складах, в состоянии взаиморасчетов).

На иллюстрациях можно проследить, как изменение документа "задним числом" приводит к возникновению отрицательных остатков. Для исправления ситуации последовательность документов нужно восстанавливать. Но если ошибка в последовательности была допущена давно (несколько месяцев назад, полгода, год), то ее восстановление не представляется возможным, поскольку за это время уже успело накопиться значительное количество новых ошибок. Исправление еще более ранних ошибок неизбежно повлечет за собой целую серию сбоев в отчетности. В итоге все операторские ресурсы будут брошены на работу с последовательностью, а учет останется без внимания.

        13.png12.png

Последствия

Даже если предположить, что вам удастся восстановить последовательность документов за полгода, отчетность за указанный период все равно изменится, что вызовет неизбежные вопросы у бухгалтерии и руководства.

Рекомендации

Чтобы избежать такой неприятности, необходимо работать с границей запрета редактирования. Эта возможность есть почти во всех товароучетных системах, и забывать о ней не следует. Права доступа к старым документам нужно дать только компетентным сотрудникам (к примеру, старшим товароведам, которые точно знают, на что могут повлиять данные изменения).

Персонал

К сожалению, не все сотрудники отличаются кристальной честностью. Что скрывать, иные из них не брезгуют самым настоящим мошенничеством.

Рассмотрим случай с переклеиванием этикеток, когда оператор торгового зала или кассир переклеивает штрих-код с дорогого товара на дешевый. Покупатель делает покупку, оплачивая завышенную стоимость, а продавец списывает купленный товар как дорогой. После этого он, к примеру, может забрать уже списанный дорогой товар по стоимости дешевого. Формально, с точки зрения предприятия, в этой ситуации нет ничего страшного: свои деньги за товар магазин получил. Но произошел обман покупателя, а это означает потерю лояльности и скандал, если факт будет предан широкой огласке.

Рекомендации

Проблема в том, что отследить такой обман очень сложно: практически эффективна лишь система видеонаблюдения, установленная на кассе. Учетных инструментов для борьбы с этим мошенничеством нет.

Рассмотрим обратную ситуацию, когда на дорогой товар переклеивается штрих-код от более дешевого. В этом случае кассир списывает дешевый товар, оплачивает его, а забирает дорогой. Соответственно, в итоге магазин получает некорректные остатки и "дыру" в ассортименте, о которых станет известно только во время инвентаризации. В этом случае в ходе ревизии будет зафиксирована пересортица, причем будет очень сложно доказать, что это результат мошенничества персонала, а не ошибка учета или поставщика.

 "Подгон" результатов инвентаризации

Часто бывает так, что персонал магазинов (особенно небольших торговых точек) еще до инвентаризации знает, какого именно товара у него не хватает. Если инвентаризационную проверку будут проводить эти же сотрудники, есть большая вероятность, что цифры они просто подгонят.

Рекомендации

Для проведения инвентаризации лучше всего привлекать сторонних ревизоров. Но и это не панацея: если магазинов несколько, их сотрудники могут на время ревизии «одалживать» товары один у другого, и результаты снова будут далеки от правды. С этим бороться можно только путем проведения одновременной инвентаризации сразу во всех магазинах сети.


Резюмируя, уж если честность персонала контролировать бывает непросто, то бороться с ошибками в учете не только можно, но и нужно.

Вам поможет соблюдение следующих правил:

  • Номенклатура и штрихкодирование должны быть внимательно отслеживаемы. Все изменения в номенклатуре должны совершаться только компетентными сотрудниками. Штрихкоды необходимо наносить на все товары.
  • Отрицательные остатки должны быть выключены.
  • Последовательность документов должна своевременно восстанавливаться.
  • Ревизия и инвентаризация должны проводиться часто, одновременно на соседних торговых точках.
  • Хорошее знание учетной системы и ее возможностей поможет избегать многих проблем в ведении учета.


29 Августа 2016
Автор статьи:  Николай Светличный

Возврат к списку